Ufficio Protocollo

L'Ufficio Protocollo del comune è responsabile della gestione e dell'archiviazione dei documenti e degli atti ufficiali che entrano e escono dall'amministrazione comunale. Le sue responsabilità principali includono:

1. Registrazione e Protocollo:
   • Registrazione e numerazione dei documenti in arrivo e in partenza, assegnando loro un numero di protocollo univoco.
   • Mantenimento del registro di protocollo, che elenca tutti i documenti registrati, indicando il mittente, il destinatario, la data di arrivo o di partenza e il numero di protocollo.
2. Accettazione e Distribuzione dei Documenti:
   • Accettazione dei documenti in arrivo, verificando che siano correttamente compilati e che siano stati forniti tutti i documenti necessari.
   • Distribuzione dei documenti ai destinatari interni, instradandoli agli uffici competenti per l'elaborazione e la gestione.
3. Inoltro e Spedizione dei Documenti:
   • Inoltro dei documenti in uscita ai destinatari esterni, come cittadini, imprese, altre amministrazioni pubbliche, istituzioni e organizzazioni.
   • Assicurare che i documenti siano inviati tramite i canali di comunicazione appropriati e che siano correttamente indirizzati e timbrati.
4. Archiviazione e Conservazione:
   • Archiviazione dei documenti registrati in modo ordinato e conforme agli standard archivistici e normative vigenti.
   • Assicurare la conservazione e l'accessibilità dei documenti nel rispetto dei tempi e delle modalità previste dalla normativa.
5. Gestione delle Richieste di Accesso agli Atti:
   • Gestione delle richieste di accesso agli atti da parte dei cittadini, dei giornalisti e degli enti interessati, in conformità con la normativa sulla trasparenza e l'accesso agli atti amministrativi.
   • Fornire assistenza e supporto per l'ottenimento dei documenti richiesti e garantire il rispetto dei tempi e delle procedure previste.
6. Gestione dei Registri e dei Sistemi Informativi:
   • Mantenimento e aggiornamento dei registri e dei sistemi informativi relativi al protocollo e alla gestione documentale.
   • Utilizzo di software specializzati per la gestione e l'archiviazione dei documenti, garantendo l'efficienza e l'accuratezza delle operazioni.
7. Collaborazione con altri Uffici:
   • Collaborare con gli altri uffici comunali per coordinare la gestione documentale e assicurare lo scambio tempestivo e accurato di informazioni e documenti.
   • Fornire supporto e consulenza agli altri uffici in materia di protocollo e gestione documentale.
8. Formazione e Aggiornamento:
   • Partecipare a programmi di formazione e aggiornamento per acquisire competenze e conoscenze specifiche relative alla gestione documentale e al protocollo.
   • Mantenersi informati sulle nuove normative e sulle migliori pratiche nel campo della gestione documentale e dell'archiviazione.

In sintesi, l'Ufficio Protocollo svolge un ruolo fondamentale nell'assicurare la corretta gestione dei documenti e degli atti ufficiali del comune, garantendo la tracciabilità, la trasparenza e la corretta archiviazione delle informazioni, e contribuendo così al buon funzionamento dell'amministrazione comunale e alla tutela dei diritti dei cittadini.

Ufficio -

Tutte le persone che fanno parte di questo ufficio:

Orario di Ricevimento

Giorno	Orario
Lunedì	9:00 - 11:00
Mercoledì	9:00 - 11:00
Venerdì	9:00 - 11:00